La gestión de proyectos y la gestión de las partes interesadas
La gestión de proyectos y la gestión de las partes interesadas son dos procesos que no se deben confundir, aunque estén muy relacionados.
Siguiendo con el manejo de las partes interesadas que te comenté en la entrada “Los cinco pares de zapatos de un controlador de proyectos” quiero adentrarme un poco más en la importancia del manejo de las partes interesadas.
Independientemente de la organización en la que trabajes, como parte del equipo de control de proyectos, es fundamental entender los matices de la gestión de un proyecto, la gestión de las partes interesadas y cómo ambos trabajan entre sí.
¿Cuál es la diferencia entre la gestión de las partes interesadas y la gestión de proyectos?
Un sistema de gestión proyectos se encarga de liderar la planificación de las fases de un proyecto, sus recursos, su organización y su orientación hacia un objetivo definido, asegurando que se realice correctamente, cumpliendo con todas las especificaciones, a tiempo y dentro del presupuesto establecido.
En este sentido, requiere pensar y planificar con claridad la estrategia, implementarla con las herramientas adecuadas para el proyecto y comunicar de forma que todo el equipo pueda conocer el camino que lleva el proyecto.
Además de alcanzar los objetivos intermedios del mismo, gestionar las expectativas definidas y solucionar los problemas y cambios que puedan aparecer.
Por esta razón, hacer una buena gestión de proyectos implica la mejora continua de los procesos usados para ejecutar las actividades de todas las disciplinas, racionalizar el flujo de trabajo, proteger la rentabilidad y reducir el estrés.
La gestión de proyectos
En líneas generales y dependiendo de las políticas de la organización que desarrolla el proyecto, internamente la gestión de proyectos se encarga de:
- Gestionar las expectativas de las partes interesadas y del proyecto.
- Crear relaciones duraderas con los miembros del equipo.
- Ofrecer comunicación clara y sencilla.
- Manejar información de detalles de proyectos anteriores para aplicar las lecciones aprendidas, evitando repetir situaciones que puedan impactar la ejecución normal.
- Monitorizar la productividad y ejecución para asegurar que las actividades se desarrollan según el cronograma y con el presupuesto aprobado.
- Coordinar las estrategias desarrolladas para completar el proyecto con éxito y hacérselo saber a los miembros del equipo del proyecto.
La gestión de las partes interesadas
El proceso de gestión de las partes interesadas se encarga de controlar el trato y soporte que se da a estos, para ayudarlos a alcanzar sus propios objetivos, asegurando que se sienten valorados e incluidos en las estrategias del proyecto y que forman parte de una experiencia totalmente profesional y organizada.
Entonces, para llevar a cabo una buena gestión de las partes interesadas se necesitan relaciones más personales, comunicación permanente, entusiasmo, transparencia, paciencia, empatía y flexibilidad para llegar al nivel de confianza en el que las partes interesadas se sientan cómodas con el trabajo que se realiza en el proyecto.
En pocas palabras, se busca mejorar la experiencia del proyecto, simplificar el proceso, superar las expectativas creadas y reducir tensiones con todos los involucrados, directa e indirectamente. Al final, el foco se centra en crear relaciones duraderas con las partes interesadas poniéndolos a ellos por delante de todo.
Gestionar las partes interesadas implica, a nivel externo:
- Manejar correctamente las expectativas de las partes interesadas, organizar el trabajo a realizar y trasladar la información que se obtenga del proyecto al cliente.
- Crear relaciones duraderas con las partes interesadas.
- Comunicar con claridad y de manera sencilla y gestionar aquellas partes interesadas conflictivas correctamente.
- Conocer al detalle las capacidades y los recursos que tiene el proyecto para contestar a las preguntas que se hagan y ofrecer soluciones a los problemas.
- Tener una comprensión profunda del negocio, el sector y la competencia existente para facilitar la toma de decisiones.
- Mantener el proyecto en marcha y focalizado en los objetivos contractuales.
- Coordinar la preparación y el apoyo a cliente mientras la relación contractual permanezca en el tiempo.
Gestión de Proyectos y gestión de partes interesadas
Finalmente, debes saber que ambas gestiones son necesarias para garantizar no solo el éxito del proyecto, sino también para proporcionar los dos puntos clave que más solicitan las partes interesadas:
- Competencia y experiencia, demostradas mediante la gestión de proyectos
- Respeto y trato adecuado, demostrados mediante la gestión de las partes interesadas.
La mayoría de las organizaciones se centran en la gestión de proyectos porque quieren proteger ante todo que el trabajo se finalice a tiempo y llegando al objetivo final.
Con este fin, invierten mucho tiempo evaluando qué opciones de herramientas de gestión de proyectos existen en el mercado o ven si les compensa más crear su propio software o sistemas de gestión, buscando siempre la solución que les aporte el más alto grado de eficacia y eficiencia.
No me malinterpretes… La gestión de proyectos es importante para cualquier organización, pero, por mi experiencia, hoy día es fundamental que se considere la gestión de las partes interesadas tan importante como la gestión de proyectos.
Recuerda
Si bien el plan de manejo de las partes interesadas es desarrollado por la gerencia de gestión de proyectos, todas las disciplinas del proyecto deben aplicar los principios desarrollados en el plan.
Control de proyectos tiene un rol fundamental en este particular, ya que debe mantener a las partes interesadas actualizadas con el estado del proyecto, proporcionando información real y análisis de proyecciones según sea el nivel de detalle indicado en el plan de manejo de las partes interesadas.
Además, las partes interesadas son personas como nosotros, que necesitan ser informadas para poder realizar su trabajo, al igual que nosotros.
Espero que esta entrada te haya parecido interesante, si tienes comentarios me encantaría leerlos, así que, por favor, no dudes en enviármelos aquí mismo.
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