Grupo de procesos para el control de proyectos - ¿En qué consisten?
Los cinco procesos para el control de proyectos
El grupo de procesos para el control de proyectos y el ciclo de vida del proyecto están intrínsecamente relacionados. En la entrada anterior te comenté del ciclo de vida del proyecto o, como le llamo yo, el grado de madurez del proyecto y también te dije que estas fases son secuenciales, es decir, se debe finalizar una para que empiece la siguiente.
Pues bien, dentro de cada una de estas fases del ciclo de vida, se ejecutan actividades de seguimiento y control para llevar a cabo todas las tareas que se deben iniciar y completar en la fase.
El PMI se refiere a estas actividades como grupo de procesos que están relacionados de manera lógica, según el grado de progreso que tenga la fase del proyecto.
Según lo que te he dicho antes, e independientemente de su clasificación, todos los proyectos pasan por estos mismos procesos, que puedes ver en la siguiente gráfica:
Definiendo cada uno de los procesos
Inicio
El proceso de inicio es muy importante para proyecto, es el momento de definir el alcance y de seleccionar el equipo que llevará a cabo las actividades. Sólo con un alcance claramente definido y un equipo de profesionales especializados se puede garantizar el éxito. El inicio es también el momento de comunicar la visión del proyecto a las partes interesadas y buscar su compromiso y apoyo.
Durante este proceso, las actividades están orientadas a establecer los pasos a seguir en el resto de las etapas:
- Identificación de la visión y los objetivos del proyecto en base al alcance
- Enumerar los entregables críticos
- Identificar clientes y partes interesadas
- Definir roles y responsabilidades a los diferentes cargos considerados en el equipo del proyecto
- Documentar el plan general de ejecución
Planificación
Este es, por lo general, el proceso más difícil en el proyecto, ya que se tiene que hacer un importante esfuerzo para preparar el plan de ejecución del proyecto (PEP), que conlleva el cálculo de las necesidades de personal, materiales, equipos y de cualquier otro recurso para lograr la consecución en plazo de tiempo y dentro del presupuesto. También es necesario planificar las comunicaciones, contratos y actividades de adquisición, ente otras. Se trata, pues, de crear un conjunto completo de planes de proyecto que establezcan una clara ruta a seguir.
Las actividades más importantes que se desempeñan durante esta etapa son:
- Elaborar el plan de ejecución del proyecto (PEP)
- Crear la estructura de partición del trabajo (EPT)
- Establecer la línea base del proyecto
- Establecer el presupuesto base del proyecto
- Desarrollar los planes de los diferentes grupos del proyecto: comunicación, gestión de los recursos, gestión financiera gestión de calidad, compras y manejo de proveedores, entre otros.
- Preparar un análisis de riesgos del proyecto
- Reflejar la organización del proyecto
- Definir las limitaciones y suposiciones del proyecto
Ejecución
En base a la planificación preparada en la etapa anterior, se ejecutarán las actividades programadas y se procederá a la entrega de los entregables intermedios. Es importante velar por una buena comunicación en esta fase para garantizar un mayor control sobre el progreso y los plazos. Según el PMI, el 80% del tiempo del Director del Proyecto es comunicación.
Asimismo, es indispensable monitorizar la evolución del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos. En esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y modificaciones.
- En suma, las actividades que se llevan a cabo en esta etapa son:
- Asignar los paquetes de trabajo a los miembros del equipo
- Coordinar las actividades y el uso de los recursos
- Cumplir con los hitos establecidos en el programa
- Seguimiento del uso del presupuesto
- Detectar e informar desviaciones
- Gestionar los cambios
- Implementar acciones preventivas o correctivas
Seguimiento y control
Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitorización del progreso de proyecto. Se concibe como el medio de detectar desviaciones con la máxima premura posible, para poder identificar las áreas en las que puede ser requerido un cambio en la planificación. La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmente asociada a la de ejecución, de la que no puede concebirse de forma separada, aunque por su importancia y valor crítico.
- Las actividades asociadas etapa son:
- Seguimiento y actualización del cronograma del proyecto, así como del presupuesto.
- Preparación de los reportes de progreso y definición de los indicadores de gestión para medir las variables a controlar.
- Comunicación de las desviaciones
- Aplicación de las medidas preventivas o correctivas
Cierre
Esta etapa comprende todos procesos orientados a completar formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado esta etapa, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.
Las actividades que se desempeñan en la etapa son:
- Evaluar las actividades y fases del proyecto, con el objeto de verificar que todo ha sido completado.
- Valorar el proyecto en conjunto y certificar que el objetivo se ha cumplido.
- Formalizar la aceptación del proyecto
- Iniciar la desincorporación de los recursos
- Entregar / recibir la información final del proyecto
- Completar las lecciones aprendidas del proyecto
- Hacer un informe final con las cifras y hechos reales del proyecto.
Recuerda,
Dentro del grupo de procesos para el control de proyectos, el seguimiento y control es el único que se ejecuta al mismo tiempo que los otros cuatro procesos.
En otras palabras, cada uno de los procesos indicados antes necesita seguimiento y control para asegurar que se aplican según las premisas y requerimientos del proyecto.
Cada uno de los cinco procesos que te he mencionado antes acredita una entrada de este blog, que te iré entregando semanalmente. Veras lo mucho que te va a interesar toda esta información.
Espero que estés disfrutando de estos temas. Si tienes alguna sugerencia o comentarios, por favor, déjamelos aquí mismo, me encantaría saber lo que piensas y voy a responderte de inmediato.