El Planificador y el programador de proyectos

Mientras buscaba bibliografía para escribir este artículo sobre el planificador y el controlador de proyectos, y complementar la información que quiero dejarte, me encontré con una gran cantidad de nombres y descripciones para este rol proveniente de diferentes organizaciones que buscan personal en el área. Como ya te comenté en la primera publicación de este blog, la demanda de profesionales en control de proyectos es alta… ¡sí, excelente! Sin embargo, ninguna de estas descripciones parece estar clara en lo que realmente necesitan porque, incluso, muchas de ellas mezclan las funciones de los diferentes roles, créeme, es un total galimatías.

En fin, puedo decirte que, ahora más que nunca, estoy convencida de que existe una falta de estandarización de la definición de control de proyectos y de las responsabilidades que cubre cada rol considerado parte de esta disciplina.

Me llamó mucho la atención de que, en la mayoría de los casos, para el planificador y programador de proyectos, el termino es usado como un equivalente, pero lo cierto es que no son la misma actividad. Es por esa razón que hoy quiero iniciar estas publicaciones de las responsabilidades de los roles en control de proyectos justamente con la del planificador y programador de proyectos.

Esto de las definiciones puede sonar confuso, y no es de extrañar, pero aquí te voy a comentar cuales son las diferencias entre uno y otro y, por supuesto, como se complementan.

Pero, ¿que es la planificación y que es la programación?

Como parte de los roles de control de proyecto, la planificación se refiere a la acción de establecer un plan, es decir, al conjunto de tareas que deben completarse para alcanzar el objetivo del proyecto. Estas tareas son asignables a los miembros del equipo para su ejecución. La planificación define el Qué y el Cómo. Por lo general, empieza antes de la programación, ya que se debe crear una formulación detallada de cómo se logrará el proyecto; describe lo que se tiene que hacer, junto con la estrategia para hacerlo.

Por otro lado, la programación asigna las duraciones a las actividades definidas durante la planificación para aplicarle un orden cronológico o secuencia y así visualizar una línea de tiempo. También asigna los recursos necesarios para completarlas en el tiempo requerido. Entonces, la programación define el Cuándo y el Quién. La planificación y la programación van de la mano, tienen un objetivo común principal y es desarrollar un programa de actividades realista y alcanzable que satisfaga los requerimientos y necesidades de todos los interesados y, además, minimizar cualquier desviación del plan para asegurar la culminación dentro del periodo del tiempo estipulado.

El planificador de Proyectos

Requisitos :

Conocer los conceptos, principios y técnicas para la planificación y programación de proyectos
Es aconsejable que tengas conocimiento de los procesos propios de la rama industrial del proyecto; esto es una ventaja, aunque no es determinante
Tienes que manejar los softwares básicos de trabajo, como Microsoft office, por ejemplo.
Poseer habilidades de comunicación ya que estarás en contacto con todo el equipo del proyecto informando sobre el estado actual y proyecciones futuras. Igualmente, participaras en reuniones de progreso con los interesados.
Ser una persona muy proactiva, que intente ir un paso delante de cualquier requerimiento de la gerencia del proyecto. Además, debes ser adaptable a cualquier cambio ya que el trabajo en proyectos puede ser cíclico y habrá periodos donde estarás mas cargado de trabajo que otros.
Tener un pensamiento analítico, que te permita determinar la raíz de cualquier evento que impacte el proyecto y proponer posibles soluciones para ser revisadas por la gerencia.

Responsabilidades :

Junto al director de control de proyectos, desarrolla las metas y los objetivos del proyecto.
Convierte el alcance del trabajo del proyecto en actividades asignables a las diferentes disciplinas involucradas en el proyecto.
Prepara la estructura de particion del trabajo (EPT), conocida también como WBS por sus siglas en inglés (work breakdown structure).
Apoya a los líderes de las otras disciplinas del proyecto a desarrollar las listas detalladas de actividades de acuerdo con el alcance del proyecto, así como la asignación de los recursos necesarios para completar las actividades.
Junto a los líderes de las diferentes disciplinas, determina la estrategia de ejecución de las actividades.
Asiste a las diferentes reuniones del proyecto para informar al equipo del estado del mismo.
Desarrolla e implementa los procedimientos de planificación y control de las actividades del proyecto.
Se asegura de que la información necesaria para actualizar el estado del proyecto sea generada y entregada por las diferentes disciplinas.
Se encarga de que todos los integrantes del proyecto entiendan el programa de actividades y estén de acuerdo con el mismo.
Mantiene actualizada una lista de cambios en el proyecto y analiza el impacto en el progreso de las actividades.
Desarrolla los criterios de preparación del programa de actividades: periodos de vacaciones, productividad, calendarios para las diferentes fases, entre otros.
Sirve de vínculo con el planificador del cliente y/o de los contratistas.
Establece los hitos objetivos para cada fase según el plan del proyecto.
Concientiza a los otros miembros del equipo del proyecto sobre la importancia de proporcionar datos, cálculos y estimaciones precisas para la correcta preparación del programa de actividades, y, además, les apoya en la comprensión y aplicación de los resultados en el análisis de su carga de trabajo.
Asiste en la preparación del informe de cierre del proyecto actualizando las estrategias aplicadas para completa las actividades del proyecto, preparando el histograma de los recursos que realmente participaron a lo largo de todo el proyecto, los cambios de estrategia aplicados para evitar impactos o retrasos significativos, elabora las lecciones aprendidas y buenas prácticas de la planificación.

El programador de Proyectos

Requisitos :

Conocer los conceptos, principios y técnicas para la programación de proyectos.
Es aconsejable que tengas conocimiento de los procesos propios de la rama industrial del proyecto; esto es una ventaja, aunque no es determinante.
Tienes que manejar muy bien softwares de programación, tales como Primavera (P6) y Microsoft Project, que son los más usados en el mercado.
El manejo de softwares de análisis de calidad del proyecto, tal como Acumen Fuse, es aconsejable, aunque no es determinante para la función.
Tienes que manejar los softwares básicos de trabajo, como Microsoft office, por ejemplo.
Poseer habilidades de comunicación ya que necesitaras revisar y explicar el programa de trabajo a todo el equipo del proyecto.
Ser una persona adaptable a cualquier cambio ya que el trabajo en proyectos puede ser cíclico y habrá periodos donde estarás más cargado de trabajo que otros.
Tener un pensamiento analítico, que te permita determinar la raíz de cualquier evento que impacte el proyecto y proponer posibles soluciones para ser revisadas por la gerencia.

Responsabilidades:

Desarrolla el programa de actividades del proyecto usando el software seleccionado para tal fin.
Aplica las técnicas conocidas para la elaboración de programas, tales como método del camino crítico, pert, método de cascada, entre otros.
Se encarga de secuenciar las actividades de manera lógica y asegura que los diferentes planes de todas las disciplinas del proyecto están conectados igualmente de forma lógica.
Se encarga de crear la ETS en el software y de asignar cada una de las actividades según corresponda.
Crea los códigos de actividades del proyecto y los asigna a cada una de las actividades del programa
Realiza la asignación de recursos a cada una de las actividades y hace un balance de recursos para asegurar que no haya sobrecarga de trabajo.
Desarrolla la línea base del proyecto que servirá de guía para la medición del progreso.
Actualiza periódicamente el avance físico del proyecto y aplica cualquier modificación que sea necesaria para mantener las fechas de la línea base.
Analiza la red de actividades y prevé posibles desviaciones.
Prepara la narrativa o base de preparación del programa, es decir, prepara un informe con todos los criterios y consideraciones usados para crear el programa de actividades.
Genera tabla de datos usando la información del software de gestión del programa.
Revisa la calidad del programa de actividades para asegurar que refleja el alcance del proyecto y que integra los planes de todas las disciplinas adecuadamente.
Apoya al analista de riesgo preparando el modelo de riesgo del programa de actividades
Prepara diferentes vistas del programa de actividades para distribuir entre las diferentes disciplinas.
Realiza análisis de posibles escenarios para verificar el comportamiento del proyecto y alertar a la gerencia convenientemente.
Identifica cambios y actualiza el programa con los cambios de alcance aprobados y sugiere alternativas para evitar impacto en las fechas de los hitos de progreso.
Proporcionar los datos necesarios (tiempo, tasas de producción, estimaciones para completar) al equipo del proyecto
Monitorea las actividades críticas según el programa del proyecto y resalta cualquier evento que pudiera impactar la ejecución a tiempo.
Mantiene registro histórico de cada uno de los cambios hechos en el programa de actividades para ajustar las fechas
Prepara análisis de la ruta crítica y del histograma de recursos, compara los progresos hechos en un periodo con el recurso usado para alcanzar ese proyecto y calcula productividad.
Asiste en la preparación del informe de cierre del proyecto actualizando las fechas reales de todas las actividades, así como los recursos realmente utilizados. Calcula los índices de productividad evidenciados a lo largo de todo el proyecto y explica cualquier cambio en la secuencia de ejecución de las actividades.
Recopila datos reales, actualiza el cronograma del proyecto y desarrolle un pronóstico confiable con el apoyo del equipo del proyecto.
Prepara los informes de progreso de las actividades, elabora las justificaciones para las desviaciones y desarrolla la proyección de progreso para los siguientes periodos, resaltando posibles eventos que puedan impactar el progreso esperado.
Prepara y actualiza las curvas de progreso (curvas S)
Prepara los histogramas de recursos del proyecto completo y por disciplina, con todo el personal asignado al equipo.

Ten presente…

Los requisitos y responsabilidades listados anteriormente son los más comunes que te vas a encontrar, claro está, según la naturaleza y tamaño del proyecto algunas otras responsabilidades podrán ser agregadas o compartidas.

Como planificador y programador del proyecto, es importante que siempre tengas presente que el plan del proyecto, así como el programa de actividades le pertenecen al equipo del proyecto, es por lo tanto importante que cada líder de disciplina este de acuerdo con las estrategias, las actividades, duraciones y secuencias incorporadas en los documentos porque, al final de cuentas, son ellos los que van a llevar a cabo ese plan y ese programa que has desarrollado.

Otro consejo que debes tener siempre presente es que el monitoreo de las actividades es un proceso pasivo que solo añade valor al control de proyecto cuando las observaciones hechas se usan para actualizar, analizar y comunicar el estado actual y la proyección futura del proyecto.

Espero que te haya gustado este articulo y que sea de utilidad para ti. La próxima semana te traeré otro de los roles que puedes desempeñar dentro de la disciplina de control de proyectos, en el marco de la gestión de proyectos.

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