El Estimador de Costos

Continuando con la explicación sobre los roles en control de proyectos, esta semana te voy a comentar sobre el rol del estimador de costos, quien tiene gran importancia dentro del proyecto ya que está encargado de desarrollar el estimado de costos, incluyendo todos los recursos necesarios para ejecutar el alcance completo de un proyecto o el desarrollo de estimados de costos para una oferta.

Según La guía PMBOK, publicada por el Instituto de Gerencia de Proyectos (PMI, por sus siglas en ingles), la estimación de costos es un proceso que consiste en el desarrollo de una aproximación de los recursos monetarios que se necesitarán para completar las actividades que demandará el proyecto. Es una predicción hecha sobre la base de la información que está disponible en un determinado momento.

La estimación de costos de proyectos no es un proceso sencillo, están involucrados muchas variables que pueden tener impactos significativos en los costos y, el estimador debe de tener la capacidad de identificar y establecer estos factores y evaluarlos adecuadamente antes de terminar el estimado.

La habilidad para estimar costos no se adquiere de la noche a la mañana, el estudio adecuado, formación y experiencia son necesarias para alcanzar competencia en la estimación correcta de costos de proyectos.

Lo que necesitas:

Necesitas tener educación en una carrera técnica que te aporte conocimientos de matemáticas, cálculo, finanzas e interpretación de especificaciones y documentos técnicos.
Debes conocer los fundamentos y técnicas, conceptos y principios para la estimación de costos.
Un punto a tu favor es tener experiencia en el sector de la industria al que pertenece el proyecto, aunque no es limitante ya que si empiezas como un estimador de costos junior iras obteniendo ese conocimiento con la práctica.
Debes ser capaz de leer e interpretar planos y diagramas, ya que necesitas preparar listas de materiales y cantidades requeridas para el proyecto.

Tienes que conocer y manejar softwares para estimados de costos, tales como Opus o Neodata, CPR Visual Estimator, IBM Costimater, CostOS, entre otros. En el siguiente link puedes ver una lista de los programas para estimación de costos más usados, incluyendo el ranking y la descripción de cada uno: https://www.capterra.com/construction-estimating-software/
Es necesario que sepas cómo expresar las cantidades de materiales y equipos de manera técnica para facilitar la búsqueda de los precios unitarios ya que la mayoría de los suplidores manejan estándares para ordenar sus productos.
Debes tener habilidad para trabajar organizada y metódicamente para mantener un claro orden en la información usada para los cálculos. Muchas veces tendrás que justificar los cálculos hechos, por lo que tener el soporte de todas las fuentes de información es vital.
Tienes que producir información de calidad, con alto grado de consistencia y precisión. Recuerda que los precios que estás calculando formaran, en el futuro, el presupuesto del proyecto.
Debes ser muy comunicativo ya que tendrás que estar en contacto directo con vendedores y suplidores de materiales y equipos, quienes te darán y actualizaran con los últimos precios del mercado.

Tus responsabilidades:

Conocer el alcance del trabajo detalladamente y preparar un desglose estructurado que facilite el proceso de estimación. Este desglose puede ser una estructura de particion de costos (CBS, por sus siglas en inglés – Cost Breakdown Structure).
Revisar proyectos similares ejecutados anteriormente, la mayoría de las organizaciones tienen base de datos de proyectos similares ejecutados en el pasado y esta información constituye una de las mejores referencias para la estimación de costos. Los costos finales de un proyecto terminado y todos los gastos relacionados con el mismo son invaluables siempre que se usen datos estadísticos, se prorratee o extrapole la data para actualizarla y ajustarla al proyecto.

Estimar el costo de la mano de obra, considerando un salario promedio por hora para cada clasificación laboral necesaria en el proyecto, incluyendo el factor de salario real aplicando la normativa involucrada y prestaciones otorgadas a los trabajadores: por ejemplo, Ley del trabajo, la ley del seguro social, los contratos colectivos de trabajo, etc.
Estimar los costos de materiales y equipos junto con sus gastos en fletes y transporte al sitio donde serán usados o instalados. Para hacer esto es indispensables que antes de iniciar el proceso de estimación de precios, primeramente, desarrolles la lista de materiales, equipos y cantidades. También es importante anticiparse a posibles cambios en los precios de materiales, equipos o herramientas a utilizar, informándose la fluctuación histórica y considerándolo en el estimado, ya que estos cambios deben ser absorbidos por el presupuesto del proyecto para no afectar al usuario final ni al cliente.
Contemplar costos indirectos (también se les conoce como costos de operación), este es quizá uno de los conceptos que suelen obviarse a la hora de estimar. El análisis de los costos indirectos para cada proyecto es tan importante como el análisis de los costos directos, por ello se les debe de dar el mismo tratamiento: deben de ser estimados con un presupuesto detallado.
Analizar las condiciones del sitio, si se trata de un proyecto de construcción, ya que pueden aumentar los costos de construcción. Debes confirmar, por ejemplo, las condiciones del suelo, humedades, materiales contaminados, conflicto de servicios públicos, área protegidas y sensibilidad al medio ambiente, entre otras. Es indispensable visitar el sitio de la obra para establecer estos factores.
Igualmente, si se trata de un proyecto de servicios o informático, debes verificar las expectativas del cliente, las instalaciones disponibles para la ejecución del servicio o aplicación del software. En líneas generales, es importante que estés al tanto de las condiciones que rodean al proyecto para que puedas considerarlas en el estimado.
Estudiar la ubicación del sitio de trabajo, esto puede ser un componente importante en el desarrollo de una estimación de costos. Un entorno rural por lo general tiene una mano de obra con experiencia limitada en los oficios de la construcción. Por lo tanto, el contratista debe importar colaboradores y generalmente pagar viáticos; es decir, alojamiento fuera de la ciudad y los costos relacionados. Además, los ajustes remotos aumentan los gastos de envío del material.

En el caso de los proyectos de servicios, las movilizaciones y viajes de trabajos deben ser calculadas para poder considerar los costos dentro del presupuesto.
Establecer un factor de Inflación, ya que la misma puede ser extremadamente variable dependiendo de la época del año, la situación económica del país, la situación política del país, la fluctuación del dólar, entre otras. Para el cálculo de los costos debes considerar la inflación cuando utilices datos de proyectos anteriores.
Estudiar el programa de actividades. Si, los estimados no son solo para los costos; resulta que también se debe desarrollar un cronograma de actividades estimado, que lo hace el programador de actividades, para calcular la posible duración del proyecto. Considera que, si el proyecto requiere de un periodo de tiempo muy ajustado, en general, los precios aumentan, sobre todo si hay multas por retrasos e incumplimiento. Por el contrario, si la obra tiene un plazo muy holgado de tiempo y no hay compromisos en fechas de entrega, los contratistas se van a preocupar por el impacto de la inflación en los costos y por otras actividades futuras que tendrán mayor prioridad.
Determinar requisitos normativos y permisos, a veces hay condiciones en las aprobaciones de las agencias reguladoras que son difíciles de cumplir y requieren pagar por certificaciones, sellos. En la mayoría de los documentos de licitación se incluye una lista de todos los permisos necesarios para que sean considerados en la estimación de los costos.
Establecer los requisitos de seguros: Los requisitos generales de seguro como la garantía de cumplimiento, bonos de pago y responsabilidad civil son costos normales por hacer negocios. Sin embargo, hay proyectos especiales que requieren una cobertura adicional. Los cruces de ferrocarril son un buen ejemplo; las primas de seguros para estas obras especiales aumentan el costo de la obra y deben ser considerados por adelantado.
Establecer contingencias, que son cantidades de dinero que se consideran dentro del proyecto para eventos imprevistos. Por lo general el porcentaje usado es 10% del estimado de costos, pero tienen a variar según la empresa con la que trabajes.
Consultar tus consideraciones con alguien que pueda ofrecerte un buen juicio en el análisis final, ya sea un estimador con mayor tiempo de experiencia que tu o con algún colega técnico que verifique las asunciones incluidas en el estimado.
Usar programa de análisis de precios unitarios y elaboración de presupuestos. Es recomendable que veas tutoriales para poder aprender a usarlo lo mejor posible, te aseguro que será de gran ayuda para tu desarrollo profesional en este rol. En el apartado anterior te dejé un link con un listado de softwares más usados; además de esos, puedes ver los tutoriales de Opus y Neodata, que son programas en español muy usados en Méjico. La licencia de estos programas es algo cara, pero en Internet puedes encontrar algunas licencias antiguas que ya fueron liberadas. Además, los tutoriales en YouTube son muy explicativos y te pasean por cada una de las características y uso de estos softwares.

Por supuesto, como estimador de costos tendrás que realizar alguna actividad que no está en la lista anterior, sobretodo, según la naturaleza del proyecto y la organización para la que trabajes se te pedirá incluir algún otro cálculo o que consideres alguna condición específica del proyecto. Eso es totalmente normal, pero te aseguro que la lista anterior contiene el 90% de las actividades comunes del rol.

Espero que te haya gustado este artículo, si tienes comentarios o alguna pregunta, por favor déjame un mensaje. La próxima semana te comentaré sobre el rol de Controlador de Costos.

Nota: Las imágenes pertenecen a Pixabay