El controlador de Costos
En la entrada anterior de este blog, te comenté que la estimación de costos es un rol desarrollado dentro del control de proyectos y que, según La guía PMBOK, publicada por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI, por sus siglas en ingles), es un proceso que consiste en el desarrollo de una aproximación de los recursos monetarios requeridos para completar las actividades necesarias del proyecto.
Una vez que se tiene el estimado de costos aprobado y el proyecto está en fase de ejecución, se realiza la presupuestación del proyecto basándose en el estimado. Este presupuesto se convierte en los fondos autorizados para ejecutar el proyecto o línea base presupuestaria.
Pero, el presupuesto del proyecto no es estático, debe ser revisado, actualizado y ajustado durante la vida del proyecto para que refleje los costos reales incurridos en cada periodo y, medir estos resultados con respecto al presupuesto autorizado aplicando las acciones necesarias para evitar que las desviaciones impacten el proyecto.
Es aquí donde se determina el objetivo de un controlador de costos, que viene a ser la de hacer seguimiento a los costos incurridos en el proyecto buscando minimizar la desviación en las partidas de costos y garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.
Controlador de Costos:
Lo que necesitas:
Tener educación en una carrera técnica que te aporte conocimientos de matemáticas, calculo y finanzas.
Debes conocer los fundamentos, conceptos y principios para el manejo de costos. Igualmente, debes saber cómo asignar costos a las diferentes partidas de costos.
Desarrollar e implementar el presupuesto del proyecto y establecer la línea de base de costos, ya que esta es una de las primeras tareas que el controlador de costos debe realizar en un proyecto.
Conocer los conceptos de la contabilidad de costos, la clasificación de costos, los tipos de costos, el desarrollo de costos, manejo de cambios en el alcance, entre otros.
Un punto a tu favor es tener experiencia en el sector de la industria al que pertenece el proyecto, aunque no es limitante.
Conocimiento de los conceptos de manejo del valor ganado y la implementación, interpretación y análisis de esta técnica en el proyecto.
Conocimiento de un software como Excel o Access, preparación de tablas y gráficos, además, de algún software para el manejo de los costes, por ejemplo, SAP que es uno de los más utilizados en la industria.
Asegurarse que los gastos no superen el financiamiento autorizado para el proyecto, tanto por período como en el total.
Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones con respecto a la línea base aprobada de costo.
Evitar cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilización de recursos.
Informar a los interesados acerca de los cambios aprobados y costos asociados.
Producir información de calidad, con alto grado de consistencia y precisión. Los informes de costos que produzcas serán utilizados en los cálculos financieros de la organización, así como para informar a los inversores y clientes.
Tus responsabilidades:
Desglosar y asignar adecuadamente el estimado de costos a las partidas del presupuesto y establecer la línea de base de costos. La línea base de costos será la base para medir y monitorear el desempeño de costos y evaluar las variaciones que se produzcan.
Calcular el gasto mensual del proyecto o flujo de caja, basándose en los porcentajes de progreso mensuales del proyecto. Para poder realizar esta tarea, no basta con distribuir linealmente el presupuesto total entre el periodo de duración del mismo; lo cierto es que debes considerar las fechas de pago al personal, los hitos de pagos de los materiales y equipos, así como el progreso físico del proyecto.
Debes conocer y saber aplicar los conceptos de gestión del valor ganado (EVM, por sus siglas en ingles). La técnica de la gestión del valor ganado es una herramienta muy poderosa para medir, monitorear y pronosticar el costo y progreso de las actividades.
Hacer seguimiento a los costos reales de las diferentes partidas del presupuesto, para poder actualizar los costos y verificar las diferencias. Al hacer esto, debes revisar también el manejo de las contingencias del proyecto y asegurar en todo momento que las cifras reales no superen la línea base del presupuesto.
Monitorear periódicamente las horas de trabajo asignadas a cada disciplina del proyecto, verificar las facturas de proveedores y gestionar los cambios que afectan el presupuesto.
Evaluar los costos del proyecto y asegurar que se mantengan dentro de los límites presupuestarios. También registrar las actividades comerciales y preparar estados financieros periódicos para informar a la gerencia sobre el progreso del proyecto.
Analizar el resultado de las actualizaciones hechas en el control de costos y, en base a esa información, calcular las proyecciones de costos de cada partida y, de esta forma, manejar cualquier diferencia que pueda impactar el presupuesto establecido.
- Preparar el reporte de control de costos, informando el estado de los costes en un periodo especifico, alertando sobre los problemas detectados que impactan o pueden impactar el presupuesto y comunicar de manera efectiva el rendimiento de los costos, las inquietudes y los planes de recuperación del proyecto al equipo del proyecto.
Al igual que con los dos roles que hemos conversado en publicaciones pasadas, las funciones y responsabilidades del controlador de costos no se limitan a las indicadas antes. Según la descripción del cargo que tenga la organización, se te puede pedir asumir otras responsabilidades ademas de estas, pero ten por seguro que estarán dentro del mismo marco de acción del control de costos.
Espero que este articulo te haya gustado. Si tienes algún me comentario, me gustaría mucho escucharlo así que, por favor, déjalo aquí mismo.
Nota: Las imágenes fueron descargas en Pixabay