Controlando el proyecto
Hasta el momento te he hablado algunas cosas sobre el control de proyectos: ¿por qué está creciendo tanto la demanda por controladores? ¿de qué se trata esta disciplina? ¿Cuáles son los roles que puedes desempeñar? Hoy te quiero hablar sobre cómo se controla un proyecto.
Control Efectivo
El control efectivo del proyecto empieza en la etapa más temprana, cuando el proyecto inicia y continua sistemáticamente durante todo el ciclo de vida del proyecto, hasta el cierre.
En la etapa inicial del proyecto, cuando se trabaja en la conceptualización, control de proyectos se enfoca en desarrollar el estimado de costos y en calcular el marco de tiempo requerido para ejecutar el proyecto. Igualmente, se hace un análisis de los posibles riesgos y oportunidades que se pueden evidenciar durante esa etapa. Esta información, entre otros documentos, la usa la gerencia del proyecto para preparar la propuesta del proyecto.
Después de que el proyecto se aprueba, empieza la planificación. El objetivo de esta etapa es preparar el programa detallado de actividades, así como el presupuesto del proyecto, que serán establecidos como la línea base del proyecto. En esta etapa ya se conoce cuál será la meta del proyecto, es decir, el servicio o producto que se entregará al final.
El equipo del proyecto, totalmente comprometido
Para poder producir el programa detallado de actividades y el presupuesto del proyecto, todo el equipo del proyecto debe involucrarse ya que ambos documentos pertenecen a cada uno de los miembros del proyecto, y ellos tienen que estar de acuerdo con toda la información que contienen.
Una vez que se aprueban, tanto el programa detallado de actividades como el presupuesto se considerarán la línea base del proyecto, a partir de la cual se harán todas las mediciones y comparaciones.
Lo cierto es que durante la vida de un proyecto pueden ocurrir muchos imprevistos, cambios y obstáculos, es por ellos que el análisis de riesgo debe hacerse en esta etapa, de forma periódica y estructurada.
Es importante actualizar el registro de riesgos para tener una visión fresca de los posibles impactos en el proyecto y actualizar también el plan de gestión de riesgos para incluir las nuevas oportunidades o riesgos detectados en las diferentes actualizaciones del registro.
Seguimiento y monitoreo del trabajo
Pero, como ya te he dicho en otras entradas, casi siempre el proyecto presenta desviaciones respecto a la línea base, es por esto que desde que el proyecto inicia y en todas sus fases, parte fundamental de la función de los controladores de proyectos es hacer seguimiento y medición del estado del proyecto; evaluando periódicamente donde se encuentra el proyecto al compararlo con la línea base en ese periodo y determinando la tendencia que sigue.
El seguimiento y medición es una tarea constante para los controladores, sobretodo en la etapa de ejecución, ya que su misión principal en esta etapa es la de comunicar las posibles desviaciones que pueden producirse en el proyecto y alertar a la gerencia a tomar medidas proactivas para evitar esos impactos.
La importancia de las previsiones
Además de lo que te he comentado antes, otra de las funciones del controlador o de la controladora es la de prever el costo y la duración final del proyecto. Es decir, como controlador de proyectos no solo debes decirle al equipo del proyecto en qué punto se encuentran según la línea base de medición sino además informar cuanto tiempo y dinero se necesita para completar todas las actividades del proyecto.
Recuerda que, para un controlador de proyectos, su meta final es terminar el proyecto dentro de presupuesto y en el tiempo establecidos.
Espero que te haya gustado este articulo y que, además, te sea útil. Si tienes alguna pregunta sobre este tema, no dejes de enviarme tus comentarios aquí mismo. Con mucho gusto te responderé.
Nota: todas las imágenes se han descargado de Pixabay