Conociendo el Control de Proyectos
Para cualquier organización ahorrar tiempo y dinero en la ejecución de sus actividades es vital, es parte central de sus planes estratégicos para crecer y consolidarse en el mercado. De igual forma, ahorrar tiempo y dinero es vital para cualquier organización que ejecute proyectos. Además, tampoco es secreto que el éxito en la ejecución de proyecto depende de la planificación hecha y es por esta razón que el seguimiento y control de las actividades, para asegurar que las mismas se ajusten a los planes tanto en tiempo como en dinero es una actividad fundamental y continua; de aquí nace la necesidad de tener profesionales capacitados en realizar este trabajo.
Son muchas las definiciones que se pueden encontrar respecto a control de proyectos, hay una vasta cantidad de literatura que toca el tema directa o indirectamente a diferentes niveles de profundidad, según sea el objetivo del texto. Cada una de estas publicaciones dan un enfoque diferente a la definición, usando diferentes perspectivas que a veces incluso llegan a confundir. El hecho es que, en lo personal, aún no he encontrado una definición que me satisfaga completamente y he pensado, por qué no, en desarrollar una que se ajuste a lo que quiero expresar, total, más de veinte años de experiencia en esta disciplina me deben conferir algún tipo de permiso para hacerlo.
Antes de dejarme llevar por un maravilloso despliegue de palabras técnicas para poner mis pensamientos en blanco y negro, quiero comentarte algunas practicidades del control de proyectos que son, justamente, las bases de la definición que en breve compartiré contigo.
Ten Presente que:
- El control de proyectos está conformado por varios roles o funciones que apoyan a las diversas disciplinas del proyecto a generar sus planes específicos y a integrarlos en un solo plan del proyecto.
- Los roles o funciones que, generalmente, forman parte del control del proyecto son: estimación de costos, planificación y programación de las actividades, análisis de riesgos, control de costos, seguimiento y control del progreso de las actividades, manejo de los riesgos y el seguimiento de los cambios de alcance del proyecto. En algunas organizaciones también se incluyen las funciones de administración de los contratos del proyecto y el control de los documentos.
- El control de proyectos empieza con la etapa de inicio del proyecto, es decir, desde la concepción de la idea ya que es importante pensar en el plan a seguir para alcanzar el resultado que se persigue en ese punto. Y así, va aplicado a cada una de las etapas.
- El control de proyectos ayuda a desglosar el alcance del trabajo en porciones asignables a cada miembro del equipo del proyecto.
- Las funciones del control de proyectos son continuas, es decir, se repiten constantemente para mantener actualizado el plan de gestión del proyecto.
- El control del proyecto es una de las primeras disciplinas en ser asignada a un proyecto y una de las ultimas en ser desmovilizada.
Ahora sí, con base a los dicho anteriormente y a las diferentes definiciones que se han escrito, en las miles de publicaciones existentes en el mercado, dándole reconocimiento a cada uno de los diferentes profesionales que se tomaron el tiempo y el esfuerzo en dejar su contribución a este tema, la definición más completa que puedo darte es:
“El control de proyectos es la disciplina que abarca a las personas, los procesos, el conocimiento y las herramientas necesarias para generar los planes de cada disciplina que forma parte del equipo del proyecto e integrarlos en el plan del mismo; analizando los posibles riesgos que podrían impactar el rendimiento en la ejecución, y haciendo seguimiento del progreso de las actividades, así como del uso del presupuesto, todo para generar análisis y proyecciones que permitan a la gerencia tomar decisiones pertinentes en el momento adecuado”.
Para poder hacer todo este trabajo de manera metódica y sistemática, el control de proyectos se vale de un enfoque integrado y coherente para organizar y analizar la información que se genera, y de esta forma desmenuzar los datos obtenidos para determinar tendencias futuras que puedan impactar en el alcance del proyecto, en el cronograma de actividades, en el presupuesto y en la calidad.
Una de las responsabilidades más importantes del controlador de proyectos es preparar informes actualizados en el tiempo, con data real, precisa y confiable obtenida de los análisis realizados con el fin de generar las observaciones pertinentes que permitan a la gerencia tomar decisiones oportunas. Mientras todas las demás disciplinas del proyecto se enfocan en la tarea que tienen entre manos en un momento determinado, el control de proyectos debe enfocarse siempre a futuro, a determinar lo que podría suceder en el proyecto en el corto, mediano y largo plazo y a definir las acciones para evitar desviaciones con respecto al plan inicial.
Pero antes te comenté que el control de proyectos está presente desde el inicio hasta el final y que es un proceso continuo a lo largo de la vida del proyecto. Por esta razón, quiero hablarte del ciclo de control de proyectos y para esto debe primero hablarte del ciclo de vida o fases de un proyecto.
El ciclo de vida o fases de un proyecto:
Para que un proyecto se inicie tiene que existir un análisis previo que compruebe que el alcance del mismo es factible y que su ejecución es viable. Es por esto que cuando una organización o un individuo se plantea la necesidad de un proyecto, las siguientes fases suceden:
Fase conceptual, durante esta fase se realiza la formulación del proyecto, es decir, se identifica claramente la necesidad que genera el proyecto y se profundiza la idea preliminar llevando a cabo estudios de factibilidad para conocer mejor las condiciones técnicas y económicas que inciden en el proyecto y de esta forma determinar la viabilidad del mismo. Durante esta etapa también se prepara el plan de negocios.
Fase de definición, empieza cuando ya se tiene la fase conceptual finalizada, e incluso, en algunos casos ya se tiene aprobada la inversión. Durante esta etapa se procede a elaborar el diseño definitivo que tendrá el proyecto, también se le llama anteproyecto o ingeniería básica. Parte de los documentos desarrollados en esta etapa son el estimado de costos y el cronograma de actividades preliminares.
Fase de ejecución, esta fase es la materialización del proyecto. En este momento se cuenta con un equipo de profesionales asignados a los diferentes roles necesarios para ejecutar el proyecto. Según sea el tamaño y naturaleza del proyecto, se cuenta también con contratistas externos que prestaran servicio a la organización encargada de ejecutar el proyecto.
Fase final, parte del proyecto en donde ya se han llevado a cabo todas las actividades necesarias para la materialización del proyecto. En esta fase, el proyecto entra en operación para generar un producto o prestar un servicio.
El ciclo de control de proyectos:
El ciclo de control de proyectos se refiere a los procesos secuenciales y continuos ejecutados por cada rol de la disciplina a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Cada uno de estos roles o funciones son repetidos tantas veces como sean necesarios, y la razón para esto es que un proyecto es dinámico, está en continuo desarrollo y posibles cambios pueden ser necesarios para ajustar las actividades al plan original.
Por otro lado, cada organización puede variar estos roles y agregarle otras funciones según considere necesario. En este sentido se pude considerar el control de documentos o la administración de contratos/subcontratos como parte del control de proyectos, aunque no es una práctica generalizada.
Espero que esta explicación te haya dado una mejor visión de esta disciplina, si tienes alguna pregunta o quieres agregar algo a este artículo, por favor, deja tus comentarios. En las siguientes publicaciones te voy a explicar, con un poco más de detalle, cada uno de los roles que puedes ejercer dentro del control de proyectos.