Controlar Proyectos, ¡cálzate cinco pares de zapatos!
Segunda Parte
¡Cinco pares de zapatos para controlar proyecto!
La semana anterior publiqué la primera parte de este articulo donde te comenté sobre la importancia de ponerte en los zapatos de las partes interesadas para poder ofrecer la información que requieren de forma apropiada y también para poder solicitar información que tú, desempeñando algún rol de control de proyectos, necesites para poder hacer análisis y actualizaciones del avance del proyecto.
A continuación, te dejo la segunda parte, donde te explico los restantes pares de zapatos en los que te puedes poner:
Los zapatos de las diferentes disciplinas del proyecto
Dentro del proyecto también tienes partes interesadas que son las diferentes disciplinas o colaboradores asignados en la ejecución del mismo.
Por lo que te he comentado hasta ahora, sabes que la disciplina control de proyectos maneja toda la información que permite actualizar el estado de progreso del proyecto para ayudar a la gerencia en la toma de decisiones, por lo tanto, debes mantener estrecha comunicación con las demás disciplinas.
Considera que de la misma forma en que tú necesitas recibir información y actualización de las actividades de estas disciplinas, ellos también necesitan recibir información de control de proyecto para conocer, no solo el estado de su labor en un periodo especifico, sino también del resto del proyecto, ya que cualquier retraso en una disciplina puede impactar a otra.
Pon atención a la siguiente lista que contiene algunas consideraciones:
- Conoce el alcance de cada disciplina, todos los entregables que debe producir y como se relacionan con otras disciplinas
- Comunícate con el líder de la disciplina y con todo el equipo. Son ellos quienes te darán la información que necesitas para actualizar el proyecto y, también, te dirán las medidas de mitigación a aplicar en caso de que algún evento pueda impactar la finalización a tiempo o el presupuesto
- Asegúrate de que la información que recibes sea lo más actualizada posible. Solicita cualquier soporte que pueda acompañar los datos
- Produce información detallada de la disciplina para que pueda ser usada en la programación de las actividades de los siguientes periodos
- Diseña informes estándares para todas las disciplinas, de esa manera facilitas la actualización de los informes. Recuerda que toda la información que recibas y produzcas para las diferentes disciplinas serán el soporte de apoyo para justificar el progreso del proyecto en un periodo dado.
Los zapatos de los subcontratistas
Los subcontratistas son aquellas organizaciones, o personas, que contratas para que ejecuten parte del alcance que tu organización no puede completar por si sola y que poseen la experiencia y la tecnología específicas para el trabajo que se les requiere.
La relación que tendrás con los subcontratistas es semejante a la relación que tienes con el Cliente, solo que en este caso tu organización es el Cliente.
Como ya te comenté, el subcontratista deberá desarrollar parte del alcance del proyecto, por lo que requerirá de control de proyectos la información detallada que le permita llevar a cabo ese alcance dentro del tiempo y presupuesto indicado en el contrato.
Al generar información para el subcontratista, considera el tipo de información y nivel de detalle que la organización para la que trabajas requiere del Cliente.
La siguiente lista te puede guiar en este fin:
- Prepara un listado de fechas claves o hitos de progreso que el subcontratista pueda usar para planificar su trabajo adecuadamente
- Prepara una tabla con partidas presupuestarias de control para que el subcontratista tenga una guía para desarrollar el presupuesto de los trabajos
- Comunícate con el equipo de control de proyectos del subcontratista para que te informes de los requerimientos de información que tienen
- Produce información detallada, realista y precisa, ya que es data que va a utilizar para desarrollar planes de actividades y presupuesto
- Acuerda con los subcontratistas la estructura del informe de progreso que deben producir para informar a control de proyectos sobre el avance de los trabajos que realiza.
Los zapatos de las partes interesadas externas al proyecto
Según el PMI, las partes interesadas externas son aquellas que no están directamente vinculadas al proyecto pero que pueden influir en las actividades de diferentes maneras.
El gerente del proyecto debe identificar estas partes interesadas e incluirlas en el plan de manejo de las partes interesadas. Entes o personas que pueden formar este grupo son: el gobierno, medios de comunicación, los vecinos, grupos ambientales, grupos políticos, consejos locales y las comunidades circundantes, entre otros.
Este grupo es especial porque cada uno de ellos tienen intereses muy específicos y, definitivamente, pueden acelerar o ralentizar las actividades. Como controlador del proyecto debes ser muy cuidadoso con la información que transmitas y debes tratar cada uno de ellos de forma individual.
Para asegurar que los informes que generas que son adecuados, echa un vistazo a estas sugerencias que puedes seguir:
- Dentro del grupo de partes interesadas externas, identifica cada uno de ellos y entiende el interés que tienen en el proyecto
- Utiliza el mensaje que el proyecto quiere transmitir, que debe estar especificado en el plan de manejo de partes interesadas, y úsalo como objetivo para preparar los informes
- Los informes y datos que proporciones deben ser precisos y adaptados a la necesidad de información de cada parte interesada
- Considera la frecuencia en la que cada parte interesada requiere las actualizaciones y de qué forma (email o impresas)
- Considera el impacto que el proyecto tendrá en las partes interesadas y gestiona sus expectativas haciéndoles saber lo antes posible de cualquier dificultad que surja. Esto puede ayudar a mitigar el impacto de estos problemas y puede preservar la reputación de confiabilidad de la organización.
En resumen:
Para que los pares de zapatos se ajusten adecuadamente, considera lo siguiente:
Paso 1: Identifica y clasifica las partes interesadas
Comienza por una lluvia de ideas para determinar quiénes son las partes interesadas Como parte de esto, piensa en todas las personas que se ven afectadas por el proyecto, que tienen influencia o poder sobre él, o que tienen interés en su conclusión exitosa o no exitosa.
Paso 2: Conoce cada una de las partes interesadas
Ahora que tienes identificados y clasificadas las partes interesadas, conoce de qué forma pueden ayudar a progresar el proyecto o, por el contrario, de qué forma pueden bloquearlo a ralentizarlo. Algunos pueden estar interesados en lo que se está haciendo, mientras que otros pueden no importarle, por lo que es importante conocer los intereses para poder determinar cómo y qué informarles.
Paso 3: Determina los informes y periodicidad de emisión
Ahora, determina la información que cada parte interesada, según su clasificación, requiere y la periodicidad de emisión de esos informes.
Prepara una tabla donde listes las partes interesadas del proyecto, indicando los requerimientos de información que tienen, la periodicidad de emisión de la misma y cualquier requerimiento especifico que aplique para alguno de ellos.
Ten en cuenta que los proyectos pueden cambiar con el tiempo, así que asegúrate de revisar la lista regularmente.
Recuerda:
En este artículo, y en la primera parte, solo te he dejado algunas ideas y guías que te pueden ayudar a organizar los informes que debes generar como parte de cualquiera de los roles que desempeñes en control de proyectos, pero seguramente la organización con la que trabajes tendrá sus propios procedimientos que deberás seguir.
Espero que este articulo te haya gustado, por favor, si tienes algún comentario o pregunta déjalos aquí, me encantaría leerlo.