Controlar Proyectos, ¡cálzate cinco pares de zapatos!
Controlar proyectos calzando cinco pares de zapatos
Cinco pares de zapatos para controlar proyectos se refiere al enfoque que debes tener cuando desempeñas tus funciones, según la parte interesada con la que debas interactuar.
Al trabajar durante tanto tiempo en control de proyectos, he tenido la oportunidad de desempeñarme no solo en diferentes áreas y roles, sino que también he tenido que ponerme en los zapatos de las diferentes partes interesadas del proyecto para poder entender sus necesidades y requerimientos y, así, producir y entregar información que les sea relevantes.
Si bien, según Francis Bacon, la información es poder, lo cierto es que no todas las personas necesitan la misma información ni el mismo detalle de la información. Es por esto que, como controladores de proyectos, debemos asegurarnos en producir la data necesaria para poder generar diferentes reportes que puedan ser adaptados a las necesidades del interesado.
Antes de comentarte sobre estos pares de zapatos, vamos a empezar por definir qué son las partes interesadas, también conocidas como “Stakeholders”, en inglés.
Según el PMI, las partes interesadas son aquellas que tienen una participación o un interés en un proyecto emprendido por alguna organización, se verán afectados de alguna manera por el proyecto y, por lo tanto, tienen interés en influir en él. Pueden beneficiarse del proyecto y, por lo tanto, lo apoyarán y serán positivos al respecto; o por el contrario, el proyecto puede dañar sus intereses o pueden percibir que tendrá un resultado negativo para ellos, por lo que tratarán de detenerlo o, al menos, proyectarlo negativamente.
Como te puedes imaginar, el manejo de las partes interesadas es muy importante para la organización y para la empresa, es por eso que el gerente del proyecto debe desarrollar un plan de manejo de partes interesadas, que debe formar parte del plan de ejecución del proyecto.
Este plan, lo debe aprobar la gerencia del proyecto y la organización que desarrolla el proyecto para establecer todos los aspectos necesarios para mantener una relación clara y eficaz con los mismos.
El plan de manejo de partes interesadas para controlar el proyecto
Un plan de manejo de partes interesadas le brinda al proyecto cuatro beneficios clave:
Aporta claridad al alcance del proyecto
Las opiniones y comentarios de las partes interesadas pueden ayudar a definir el alcance del proyecto en una etapa temprana. Por esta razón, es importante que se involucren en todas las comunicaciones relacionadas con las especificaciones, el diseño, la inversión, los objetivos y metas finales, entre otros aspectos. Estas partes interesadas probablemente lo apoyarán, y su aporte también puede mejorar la calidad de su proyecto.
Adquirir el recurso necesario
Teniendo el apoyo de las partes interesadas el proyecto se puede beneficiar en obtener aprobaciones más rápidas para los permisos que requiera, para la solicitud de capital, asignación de personal calificado para formar parte del equipo e incluso en colocarse de primero en la lista de prioridades. Esto aumenta la probabilidad de éxito del proyecto.
Mantiene el entendimiento y el consenso entre las partes
La comunicación frecuente con las partes interesadas asegura que todas las decisiones, estrategias y pasos a tomar en el proyecto para el desarrollo normal pero también para mitigar eventos que pueden afectar la ejecución, sean entendidas y aceptadas.
Recuerda lo que dicen por allí “cuentas claras conservan amistades” y en este caso también el apoyo a la continuidad del proyecto y del equipo que lo gestiona.
Avanzar un paso por delante
Analizando a las partes interesadas, se pueden conocer y comprender sus necesidades y requerimientos, lo que hace posible anticipar y predecir sus reacciones al proyecto a medida que se desarrolla. Esto permite planificar acciones que probablemente ganarán su apoyo.
Pero, además de esto, es importante tener claro que las partes interesadas pueden ser:
- Externas al proyecto, es decir, que no pertenecen a la organización en sí, pero que se preocupan o se ven afectadas por el desempeño del proyecto.
- Internas del proyecto, individuos o departamentos dentro de la organización que están involucrados directamente y / o financieramente en el desarrollo del proyecto.
Ya te he comentado, en la entrada “Controlando efectivamente el proyecto”, que como controladores de proyectos, parte de nuestra función es informar el estado de progreso del proyecto, los hitos alcanzados y la proyección futura de las actividades. Una de las formas más fáciles de poder entender la necesidad de conocer el status del proyecto según diferentes enfoques es, precisamente, poniéndote en los zapatos de esa persona que requiere la información.
En mi experiencia, he podido reconocer cinco pares de zapatos en los que me debo poner para generar una matriz de distribución de información y para diseñar las plantillas de los reportes que se tienen que preparar en control de proyectos y, en general, para manejar los requerimientos de las partes interesadas.
A continuación, te describo cuáles son estos pares de zapatos que, en la mayoría de los proyectos, deberás calzar:
Los zapatos del Cliente:
El cliente ha contratado la organización en la que trabajas para llevar a cabo su proyecto de manera exitosa, esto es: el alcance completo, dentro del presupuesto calculado y en el periodo de tiempo determinado.
Igualmente, el cliente va a requerir ser informado del estado del proyecto de forma periódica, por lo general, semanal y mensualmente, no solo porque le interesa el progreso de su inversión sino además porque, a su vez, tendrá que actualizar sus planes de negocio e informar a sus propios entes interesados
Para poder entender lo que tu Cliente necesita, ponte en sus zapatos y piensa en el tipo de informe y la cantidad de data que requiere para sus procesos internos, esta lista de actividades puede ayudarte:
- Describe y entiende el alcance del proyecto detalladamente
- Comunícate con el equipo de control de proyectos del cliente constantemente para que conozcas lo que esperan de ti. Mantén esa línea de comunicación siempre abierta ya que son quienes te informaran de la data requerida y así podrás diseñar los reportes.
- Maneja la información de todas las demás disciplinas lo más actualizada posible.
- Produce información detallada, realista y precisa.
Los zapatos de la organización con la que trabajas
Es posible que la organización para la que trabajes maneje varios proyectos a la vez por lo que seguro tendrá objetivos específicos para tu proyecto y objetivos generales. Para cubrir las expectativas de la organización en la que trabajas, debes conocer todos los objetivos, principalmente los relacionados con tu proyecto y el peso o prioridad que tienen sobre los objetivos generales.
La información que generes para la organización puede ser similar a la que generes para el Cliente, pero el nivel de detalle puede ser mayor. Igualmente, tendrás que producir información sensible y confidencial, por lo que debes tener especial cuidado.
Las siguientes actividades pueden ayudarte y guiarte. Como verás, son similares a la lista que puedes seguir con el Cliente:
- Conoce los objetivos de la organización completamente y, además, entiende cómo influye tu proyecto en la consecución de esos objetivos
- Mantén una línea de comunicación abierta con los líderes de la organización que requieren tu información, seguramente se han identificado en el plan de manejo de partes interesadas. Estas personas son las que te van a decir la información que requieren, lo que te ayudara a diseñar las plantillas de los informes
- Maneja la información de todas las demás disciplinas lo más actualizada posible.
- Produce información detallada, realista y precisa. Ten cuidado especial con la data sensible y la data confidencial ya que deberás tener un manejo especifico y cuidar la distribución de la misma
Recuerda:
Como te he comentado en este articulo, las partes interesadas juegan un rol muy importante en el desarrollo del proyecto, por lo que siempre debes considerar sus requerimientos de información para poder preparar reportes que les sean útiles.
Este tema es extenso, por eso te lo voy a dividir en dos partes. La próxima semana te comentare sobre los tres pares de zapatos restantes.
Espero que este tema te haya gustado. Si tienes preguntas o comentarios, por favor, envíamelos aquí mismo. Estaré encantada de responderte.