Asociaciones y estándares para la Gestión de Proyectos
Este artículo es el número nueve que publico en el blog, quiere decir que por más de dos meses te he hablado mucho sobre el control de proyectos y, ¡lo que falta!
El Control de Proyectos es una disciplina apasionante y abarca varios roles, por lo que siempre es cambiante y entretenida. Si has leído entradas anteriores, ya sabes de lo que te hablo, si no, te invito a que lo hagas.
En esta oportunidad te voy a comentar sobre los diferentes estándares existentes para la gestión de los proyectos. Si bien no existe ningún estándar específico para el control de proyectos, lo cierto es que dentro de estas guías encontraras información referente a los diferentes roles de la disciplina.
Hasta la fecha existen cuatro asociaciones y estándares conocidos: PMI y PMBoK; IPMA y PBE; Agile y OGC y Prince2. A continuación te dejo las descripciones de cada uno:
El Instituto de Gerencia de Proyectos y la Guía de Fundamentos para la Gerencia de Proyectos
El PMI
Para hablar del PMBoK, primero tengo que hablarte del Instituto de Gerencia de Proyectos o PMI (por sus siglas en inglés: Project Management Institute).
El PMI es la asociación profesional sin fines de lucro más importante y de mayor crecimiento a nivel mundial y está establecida en los Estados Unidos. Tiene como misión convertir a la gerencia de proyectos en una disciplina indispensable para obtener resultados exitosos en cualquier actividad de negocios manejada por proyectos.
El PMBoK
La Guía de los Fundamentos para la Gerencia de Proyectos (PMBoK, por sus siglas en inglés: Project Management Body of Knowledge) fue desarrollada por este instituto. Es un manual que define un conjunto de procesos, modelos de administración y enumera criterios para la gestión de proyectos. Para este fin, utiliza una serie de herramientas que permiten identificar procesos generales en cada proyecto y que aseguran resultados óptimos en la ejecución de los proyectos.
La edición disponible a la fecha es la sexta, que fue publicada en el 2016. El PMI renueva cada cuatro años estas ediciones, ofreciendo revisiones y ampliaciones para la mejora continua de los procesos.
El PMBoK es un referente mundial de las mejores prácticas en gestión de proyectos, que son universales y necesarias para los profesionales encargados de la gerencia. La importancia de esta guía es que provee un marco de referencia formal para desarrollar proyectos, guiando y orientando a los gerentes de proyectos sobre la forma de desarrollar los procesos y señalando los pasos necesarios para generar los resultados y alcanzar los objetivos esperados.
En esta guía, o estándar, se definen cinco grandes procesos de gestión:
- Inicio, se definen los objetivos principales del proyecto
- Planificación, se define cómo se desarrollarán las actividades para alcanzar las metas
- Ejecución, se definen las estrategias de acción para lograr alcanzar los objetivos
- Control, se establecen las pautas de supervisión y monitoreo de las actividades
- Cierre, se indican las consideraciones para la aceptación del producto/servicio obtenido durante la ejecución del proyecto, se especifica cómo llevar a cabo la retroalimentación del proyecto, también conocido como lecciones aprendidas y como se establece la satisfacción con los resultados
La Asociación Internacional para la Gerencia de Proyectos y las Bases para la Excelencia en los Proyectos
La Asociación Internacional para la Gerencia de Proyectos o IPMA (por sus siglas en inglés: International Project Management Association) es una organización que tiene base en Suiza y está dedicada al desarrollo y promoción de la gerencia de proyectos. Está organizada como una federación internacional de más de 55 asociaciones nacionales de gestión de proyectos.
La visión de IPMA es promover la competencia en toda la sociedad para permitir un mundo en el que todos los proyectos tengan éxito”. Por lo tanto, IPMA ha definido un estándar mundial para las competencias en las áreas de Gestión de Proyectos, Programas y Portfolios.
La IPMA ha desarrollado varios estándares propios para la gestión de proyecto:
- Guía base para la competencia individual (ICB por sus siglas en inglés: Individual Competence Baseline) dirigida a los profesionales independientes. Este estándar consta de 46 elementos de competencia que cubren: las técnicas de gestión, el comportamiento profesional del personal implicado en la gestión del proyecto, y las relaciones con el contexto del proyecto. Por tanto es un estándar que da más importancia a la persona y al equipo que el PMBOK.
- La base para la Excelencia de Proyectos (PEB por sus siglas en inglés: Project Excellence Baseline).
- El estándar para la competencia de las organizaciones (OCB, por sus siglas en inglés: organizational competence baseline).
- Guía para la competencia de coaches, instructores y consultores en el campo de la gestión de proyectos, llamada ICB4CCT por sus siglas en inglés: Individual Competence Baseline for coaches, consultants and trainers).
Axelos, OGC y Prince2
Axelos, desarrolla el estándar en el que se fundamente la metodología PRINCE2 y pertenece parcialmente al Reino Unido atreves de la oficina de comercio del gobierno (OGC por sus siglas en inglés: Office of Government Commerce). El enfoque de este estándar esta en los proyectos de informática y telecomunicaciones, por lo que en principio se ha considerado más centrado en estos campos de actividad, a diferencia del PMBoK o del ICB que están más focalizados en proyectos industriales o de obra civil.
La estructura del estándar PRINCE2 está organizada en:
- Componentes, se refiere a las áreas de conocimiento que deben aplicarse al proyecto cuando corresponda,
- Procesos y subprocesos, que son los elementos que explican “qué” debe ocurrir y “cuándo” debe ocurrir, durante la vida del proyecto, permitiendo implementar los componentes que apliquen
- Y las técnicas, que son métodos de trabajo de uso opcional pero muy recomendable
Aquellas personas interesadas en tener una certificación que lo acredite como profesional en la metodología Prince2 pueden hacerlos en el sitio web de Axelos.
El manifiesto Agile y la metodología Agile:
Producto de la asociación de varios CEO’s americanos del sector tecnológico (software) que deciden unificar varias ideas de gestión de proyectos con el objeto de crear una alternativa a los métodos de trabajo ineficientes que no estaban dando respuesta a las necesidades reales de los proyectos y de las organizaciones, nace lo que se conoce como Manifiesto Agile
El objetivo de esta metodología era mejorar la calidad, la productividad, el compromiso y la rapidez de acción. El sector del software y de las nuevas tecnologías fue el primero en aplicar el modelo, y los buenos resultados obtenidos favorecieron su aplicación en otras áreas.
El manifiesto fue posteriormente publicado, dando origen a este modelo de gestión, el cual se ha convertido desde entonces en una referencia primordial en la gestión de proyectos y que contiene 12 principios fundamentales.
Los 12 principios fundamentales de Agile:
- Satisfacción del cliente, que constituye base de la metodología. Se alcanza a través de la entrega de productos de valor que cubran una necesidad.
- Aceptación de nuevos requisitos, por lo que cambiar sobre la marcha no es dar un paso atrás. Cualquier sugerencia o solución es bienvenida si se trata de mejorar el producto.
- Entregas periódicas, la división del trabajo en fases productivas es la base de la metodología. Por lo general, se define un periodo optimo la división del trabajo semanalmente.
- La medición del progreso, en esta metodología la evolución de los procesos no es un elemento subjetivo, se puede medir con indicadores concretos.
- Desarrollo sostenible, la forma de ejecutar los proyectos debe garantizar en sí misma su continuidad. No es una cuestión de hacer por hacer.
- Trabajar en el sitio, los líderes de los proyectos deben ejercer su labor en el mismo terreno donde tienen lugar las tareas y no desde los despachos.
- Comunicacion cara a cara, el gerente responsable debe comunicar de forma eficaz sus mensajes, mejor si se hace de forma presencial. Se recomiendan reuniones periódicas tanto con el cliente como con sus colaboradores.
- Motivación y confianza, los procesos sólo tendrán éxito si quienes los llevan a cabo son personas motivadas y que interactúan en climas de confianza y solidaridad.
- Excelencia técnica y buen diseño, las formas nunca deben perderse, así como tampoco la calidad del trabajo. Se trata de un conjunto.
- Simplicidad, las tareas han de ser lo más sencillas posible. Si alguna no puede ser ejecutada en esos términos, debe ser dividida en iteraciones hasta que se reduzca su nivel de complejidad.
- Autogestión de los equipos, si bien debe existir una figura que monitorice los equipos de trabajo, éstos deben ser capaces de organizarse por sí mismos. El exceso de jerarquías crea dependencia entre los colaboradores.
- Adaptación circunstancias cambiantes, los proyectos no suelen terminar de la misma forma en que empezaron. Es indispensable que quienes los ejecutan puedan adaptarse a las distintas circunstancias que puedan surgir.
Existen algunas otras asociaciones que tienen como función regular y estandarizar las funciones y responsabilidades de los profesionales en Gerencia de Proyectos, pero de ellas te comentare en otra entrada.
Igualmente, en futuras entradas iré más al detalle sobre cada uno de las asociaciones y estándares que te he presentado en esta oportunidad. Espero que este articulo te haya parecido interesante. Si tienes comentarios o sugerencias, por favor déjamelos aquí mismo.
Nota: las imágenes usadas en este articulo pertenecen a cada una de las asociaciones citadas.