Apocalipsis Zombi o ¿Cómo la falta de un buen sistema de control de proyectos, en tiempo de crisis, puede llevar un proyecto al desastre?
La situación del momento
El 07 de enero del 2020, el mundo despertó con la noticia de que las autoridades chinas habían identificado un nuevo virus COVID-19, que se estaba esparciendo alarmantemente por todo el país.
A partir de ese momento, en diferentes países del mundo, empezaron a emitir la noticia de personas contaminadas por el virus, lo que impulsó que se empezaran a aplicar medidas preventivas, tales como restringir el tráfico, cuarentena generalizada, trabajo desde la casa, distanciamiento social y cierre de sitios públicos, entre otras.
El contagio del virus ha escalado exponencialmente, por lo que la Organización Mundial de la Salud decretó el virus como Pandemia definitivamente, estamos en crisis.
¿Con qué nos enfrentamos?
Las medidas preventivas aplicadas por los gobiernos de diferentes países han causado que muchos proyectos se vean afectados de diferentes formas: progreso ralentizado, fechas pospuestas, cambio de alcances e incluso, en algunos casos, cancelación de los proyectos. Es muy triste ver como tantas personas han perdido sus trabajos debido a esta situación.
Por lo dicho antes, es entendible que en las empresas y proyectos todas las partes interesadas estén pendientes de información que les deje ver los posibles impactos que afectaran a los proyectos.
Desde los accionistas, socios, nivel gerencia hasta los miembros del equipo del proyecto, suplidores, contratistas y representantes de la sociedad, están a la espera de poder tener una proyección de los posibles resultados que producirán, en la ejecución del proyecto, las medidas aplicadas.
Como puedes deducir de todo esto, una empresa, oficina o proyecto que no tenga una organización robusta para el control de proyectos se verá en grandes dificultades para estimar y prever los posibles impactos y, por lo mismo, no estará en posición de elaborar con anticipación medidas de respuesta, que pueden ser acciones de mitigación o planes de recuperación.
Esta inhabilidad para dar respuesta en tiempos de crisis les resta credibilidad y confianza frente a todas las partes interesadas y puede conducir a decisiones extremas, como la cancelación del proyecto, debido a la falta de información apropiada.
Control de Proyectos, ¿qué hacer ahora?
Es por esta razón, que es importante que el grupo de control de proyectos tome acción inmediata cuando una situación de este tipo sucede, a continuación, enumero algunas de las tareas que se deben iniciar de manera inmediata:
⇒ Hacer un corte o informe detallado del estado del proyecto en el momento en que empieza el evento.
Es necesario conocer el avance de todas las actividades en ese momento para posteriormente poder evaluar el impacto y definir acciones de mitigación, planes de recuperación, informar a las partes interesadas y a todos los miembros del equipo del proyecto.
⇒ Hacer un archivo especial donde se almacene cualquier comunicación, vía email o correo físico, en la que clientes, suplidores, colaboradores, o cualquier parte interesada, comunique impacto o cesación de sus actividades, permanente o temporal, debido al evento.
⇒ Asesorarse legalmente referente a cualquier aplicación de “fuerza mayor” que pueda afectar el desempeño del proyecto una vez que el evento haya terminado.
⇒ Mantener comunicación activa con las partes interesadas para actualizar la situación de cada uno de ellos.
⇒ Preparar un listado de riegos derivados del evento, indicando posible impacto en tiempo y costo.
⇒ Por lo general, las situaciones como la que actualmente enfrentamos con el Covid-19 no son predecibles, no hay forma de saber la duración. Lo que sí se puede hacer es preparar simulaciones con diferentes escenarios, utilizando para ello la información disponible a la fecha como criterios en los que se basa el análisis.
Estos criterios, así como el análisis, pueden ser actualizados a medida que pasa el tiempo y se tiene mejor información sobre el impacto causado por el evento
⇒ Prepara una lista donde anotes todos los posibles impactos, de tiempo o costes, en las actividades debido al evento y otra lista con los impactos debido a la ejecución misma del proyecto.
Es importante conocer, separar y clasificar el impacto causado por los efectos de la pandemia y el impacto debido al desarrollo y ejecución del proyecto.
Necesitamos tener claro estos dos aspectos ya que puede darse que algún vendedor o contratista intenten justificar baja productividad y retraso que ya tenían, utilizando la excusa del momento de crisis.
⇒ Prepara un informe flash, una sola página, y envíalo semanalmente con actualizaciones de las condiciones de los suplidores y vendedores. Apóyate de las disciplinas involucradas: suministro y manejo de contratos para mantener el contacto continuo con los proveedores, sobre todo con aquellos cuyo servicio es crítico para el desarrollo del proyecto
Conclusión
Una situación de este tipo no entraba en el imaginario de suposiciones de ningún controlador de proyectos. Siempre podemos pensar en problemas climáticos, sociales, políticos o económicos, pero una pandemia, seamos honestos, no es algo que consideramos. Es una situación que se escapa de todo pronóstico y nos toma totalmente por sorpresa.
En un momento así lo más importante es cuidar de nuestra salud y la de nuestros familiares y seres queridos además de cumplir con las restricciones y recomendaciones que cada país decrete, con el objeto de contener y controlar los brotes de contagio y minimizar los efectos negativos.
A muchos nos ha tocado hacer teletrabajo y hemos sido de los afortunados en mantener nuestro empleo, en una situación donde muchos lo están perdiendo.
Nuestro aporte como controladores de proyectos es proveer a nuestro proyecto, a la organización y a todas las partes interesadas con información sustentada y actualizada que le permita establecer acciones de mitigación, planes de recuperación y hacer uso de contingencias para mantener el proyecto vivo y poder recuperar el ritmo una vez la crisis haya pasado
Este tipo de medidas como las que te he enumerado anteriormente, aplican para cualquier tipo de situaciones de fuerza mayor que nos enfrentemos. Es por eso la importancia de estar preparados a trabajar en beneficio de la información continua.
Espero que este articulo te haya gustado, por favor déjame tus comentarios aquí mismo, estaré encantada de responderte.