Algunas reglas para luchar contra la postergación y mejorar el proceso de control de proyectos
¿Has escuchado alguna vez el refrán que dice “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”?
Es bien cierto que posponer actividades es uno de los principales enemigos de un proyecto, sobre todo si quienes lo hacen son personas encargadas de alguna actividad critica.
Según la RAE (real academia de la lengua española) posponer se define como dejar de hacer algo momentáneamente, con la idea de hacerlo más adelante, pero ¿qué tal si más que posponer se trata de procrastinar?
Evitar caer en la postergación de las actividades es deber no solo del gerente del proyecto, o del equipo de control de proyectos, sino de toda la organización asignada al proyecto, ya que de ellos depende la consecución de los plazos y demás objetivos.
La forma de evitar la tendencia a posponer que, a veces, se adueña de nuestra voluntad tiene mucho que ver con la manera en la que llevamos a cabo el control de proyectos.
Existen 5 principios clave para conseguir este objetivo:
Establecer prioridades
Acostúmbrate a establecer prioridades, esto lo haces mejor cuando se tiene claridad en la definición de objetivos y asignación de tareas.
Cada miembro del equipo del proyecto debe saber qué es lo importante, pero también debe poder discernirlo de lo urgente.
Como parte del equipo de control de proyectos, una buena planificación del trabajo es básica para lograr este cometido.
Conocer los límites
Cada miembro del proyecto debe conocer los límites y restricciones a los que se enfrenta.
Evitar las sobrecargas de trabajo, hacer una distribución de tareas y responsabilidades óptima y ajustar el calendario a unos objetivos realistas son tres pasos necesarios para evitar provocar frustración, que te conduzca a optar por la procrastinación, ante la imposibilidad de completar todos tus cometidos a tiempo.
Invertir el tiempo que sea necesario en la planificación
Las necesidades de recursos se conjugan con el factor tiempo en la elaboración de la planificación del proyecto.
De ese esfuerzo se derivarán decisiones, en base a ellas se tomarán acciones y los resultados de todas ellas dependerán de la precisión con que se hayan hecho las estimaciones en ese momento inicial.
Por supuesto que, a medida que el proyecto avanza, será necesario practicar ajustes en base a las actualizaciones, pero es fundamental contar con una buena planificación como punto de partida.
La solidez del plan repercutirá en la diligencia de los participantes a la hora de afrontar sus tareas y evitar postergar.
Actualizar y ajustar
El seguimiento del proyecto permite hacer los ajustes necesarios para evitar situaciones donde la tendencia a posponer se vea como la única solución posible para los miembros del equipo.
Por mucho que se haya ajustado la planificación, la naturaleza de los proyectos obliga a esta monitorización para mantener el equilibrio entre responsabilidades, tareas, objetivos y plazos.
Calcular la ruta crítica
Si bien es cierto que es posible evitar la procrastinación, también es verdad que, en proyectos complejos, por su duración, volumen o ambos; puede resultar una misión imposible.
En estos casos hay que priorizar y la mejor forma de hacerlo es calculando la ruta crítica y protegiendo todas las actividades que intervengan en ella, por eso es tan importante que se preparen actualizaciones de la ruta critica y se distribuyan periódicamente al equipo del proyecto.
Un concepto diferente, para tenerlo en mente
Últimamente he leído muchos artículos que hablan de la procrastinación y la usan como sinónimo de posponer, sin embargo, en el artículo del periódico norteamericano New York Times (NYT, por sus siglas en inglés) “Cómo evitar la procrastinación” se indica que etimológicamente, “procrastinación” deriva del verbo en latín procrastināre, postergar hasta mañana. Sin embargo, es más que postergar voluntariamente. La procrastinación también deriva de la palabra del griego antiguo akrasia, hacer algo en contra de nuestro mejor juicio.
El articulo continúa explicando que la procrastinación no es un defecto del carácter o una maldición misteriosa que ha caído en tu habilidad para administrar el tiempo, sino una manera de enfrentar las emociones desafiantes y estados de ánimo negativos generados por ciertas tareas: aburrimiento, ansiedad, inseguridad, frustración, resentimiento y más.
Dicho de otra forma, la procrastinación es un asunto de emociones, no de productividad. La solución no involucra descargar una aplicación de gestión de tiempo o aprender nuevas estrategias de autocontrol. Tiene que ver con manejar nuestras emociones de una manera diferente y ese es un tema a tratar en otro artículo.
Espero que esta entrada te haya resultado interesante. Si tienes comentarios, me gustaría conocerlos, por favor déjalos aquí mismo.
Nota: todas las imágenes se han descargado de Pixabay